Pravila postopka v skladu z 2. odstavkom 8. člena LkSG
I. Vzpostavitev in namen pritožbenega postopka
Podjetje Miele je vzpostavilo ustrezen pritožbeni postopek v skladu z 8. členom nemškega zakona o potrebni skrbnosti v oskrbovalnih verigah (LkSG). Pritožbeni postopek posameznikom omogoča, da opozorijo na tveganja in kršitve obveznosti, povezanih s človekovimi pravicami ali okoljem, ki izhajajo iz gospodarske dejavnosti podjetja na lastnem poslovnem področju oziroma zaradi neposrednega ali posrednega dobavitelja.
II. Pristojnost in dostopnost
Pritožbeni postopek vodi zunanji zaupnik (ombudsman), ki je dosegljiv na naslednji način:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D - 33602 Bielefeld
Tel: +49 521 557 333 0/mobilni tel.: +49 151 58230321
E-pošta: ombudsmann@thielvonherff.de
Platforma za prijavo: www.report-tvh.com
Domača stran: www.thielvonherff.de
Zaupnik deluje kot samostojen in neodvisen odvetnik. Je nepristranski in ni zavezan navodilom podjetja glede ravnanja z vsebino. Zaupnik je zavezan molčečnosti. Po želji ohranja zaupnost identitete osebe, ki posreduje informacije.
III. Pritožbeni postopek
Zaupnik sprejme pritožbo in se o zadevi po potrebi pogovori z osebo, ki je posredovala informacije. Oseba, ki posreduje informacije, v vsakem primeru prejme potrdilo o prejemu.
Zaupnik preveri, ali gre za kršitev dolžnosti v smislu zakona LkSG ali kršitev drugih zakonov ali internih pravil. Če je za to dovolj indicev, posredovana dejstva v dopustni obliki posreduje v preiskavo podjetju, kjer je operativna izvedba v pristojnosti službe za skladnost poslovanja. Zaupnik sam ne izvaja preiskave, da ne ogrozi svoje nevtralnosti.
Podjetje prouči prijavo v skladu z zakonodajo in internimi pravili ter ob upoštevanju interesov vseh vpletenih. Preiskava mora biti izvedena hitro in brez večjih prekinitev.
Osebe, ki jih zadeva preiskava, je treba obravnavati pošteno in spoštljivo. Za vse prizadete velja domneva nedolžnosti. Zagotoviti je treba pravico do zaslišanja. Zato so osebe, ki jih zadeva prijava, v najkrajšem možnem času obveščene o prejeti pritožbi in seznanjene s svojimi pravicami do informacij in zanikanja. Če pa obstaja resno tveganje, da bo obvestilo ogrozilo preiskavo prijave, se obveščanje lahko odloži do konca preiskave oziroma do trenutka, ko tveganja ni več.
Pravno presojo preiskovanih dejstev in določitev ustreznih ukrepov za odpravo in preprečevanje nepravilnih poslovnih praks izvede podjetje, ki se v ta namen lahko posvetuje z zaupnikom. Ukrepi lahko vključujejo na primer ustrezen civilnopravni postopek ali vključitev organa. Tudi če v konkretnem primeru niso bile ugotovljene kršitve, se lahko določijo predlogi za spremembe delovnih in poslovnih procesov ter spremembe organizacijskih predpisov in kodeksa ravnanja.
Oseba, ki posreduje prijavo, lahko pri zaupniku kadar koli pridobi informacije o stanju zadeve. Tri mesece po prejemu prijave prejme povratne informacije o nadaljnjih ukrepih. Zaupnik jo najpozneje po zaključku postopka obvesti o rezultatu v zakonsko dovoljenem obsegu.
IV. Zaščita osebe, ki posreduje prijavo
Oseba, ki posreduje prijavo, je načeloma zaščitena pred diskriminatornimi ali disciplinskimi ukrepi. Kakršno koli povračilno ravnanje proti njej ni dopustno. Ob znakih povračilnih ukrepov proti osebi, ki je posredovala informacije, je treba takoj vključiti zaupnika.
Če je zaupnik osebi, ki posreduje prijavo, zagotovil zaupnost, njenega imena in identitete ne bo razkril podjetju ali tretjim osebam brez njene privolitve. Če je zaupnik zaslišan kot priča v kazenskem, civilnem ali drugem postopku, lahko razkrije ime in identiteto osebe, ki je posredovala podatke, samo če mu to pisno dovolita tako oseba kot podjetje.
Želja prijavitelja, da zaščiti svojo identiteto, je v nasprotju z interesom oseb, ki jih njegovo razkritje dejstev prizadene. Tudi zato zavestna zloraba možnosti oddaje pritožb in informacij ne bo tolerirana. Zaupnik mora osebo, ki posreduje informacije, med prvim pogovorom obvestiti, da se lahko v primeru namerne zlorabe pritožbenega postopka njena identiteta razkrije podjetju.
V. Varstvo podatkov
Upoštevanje zakonskih obveznosti hrambe in predpisov o varstvu podatkov zagotavlja zaupnik. Zbrani osebni podatki so omejeni na podatke o identiteti, funkciji in kontaktnih podatkih osebe, ki je posredovala informacije, in prizadetih oseb ter druge osebne podatke, ki so nujno potrebni za obdelavo zadeve. Poleg tega se shranjujejo le sporočena dejstva, informacije o obdelavi, nadaljnje spremljanje prijave in poročila o preiskavi.
Rok hrambe osebnih podatkov, zbranih v okviru prijav in preiskav, je dva meseca od zaključka preiskav. Ta rok se ustrezno podaljša, če po zaključku preiskave sledijo disciplinski ali sodni postopki ali drugi spori, za katere so potrebni ti podatki.
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov redno preverja skladnost pritožbenega postopka z varstvom podatkov.
VI. Učinkovitost pritožbenega postopka
Učinkovitost pritožbenega postopka se preverja enkrat letno in po potrebi, na primer če mora podjetje računati z bistveno spremenjenim ali bistveno povečanim tveganjem na lastnem poslovnem področju ali pri neposrednem dobavitelju, denimo zaradi uvedbe novih izdelkov, projektov ali novega poslovnega področja.